Concevoir un formulaire, le distribuer puis collecter les données est un ensemble de  tâches qui peut sembler incroyablement intimidant la première fois, mais avoir un outil comme Google Forms peut faciliter considérablement cette mission.

Google Forms vous facilite la vie autant qu’un simple qu’un formulaire papier RSVP ou que vous collectez des informations de contacts, ou quelque chose de plus compliqué comme la réalisation d’un sondage ou d’un quiz.

Ce guide vous présente les principales fonctionnalités de Google Forms. puis vous montre quelques astuces lorsque vous êtes prêt à passer au niveau supérieur.

Créer un formulaire Google :

Pas besoin d’installer quelque chose avec Google Forms, connectez-vous simplement à votre compte Google et accédez à docs.google.com/forms, et vous êtes prêt à créer des formulaires.

En haut de la page la section “Démarrer un nouveau formulaire” contient plusieurs modèles divisés en trois catégories (Personnel, Travail et Éducation). Bien qu’ils ne couvrent pas tout, il y a de fortes chances qu’un de ces modèles soit le meilleur point de départ pour vous qu’un formulaire vierge.

La prochaine étape sera de personnaliser le formulaire. Commençons par cliquer sur l’icône de la palette en haut. Cela vous permet de sélectionner une couleur pour le thème de votre formulaire ou une image pour l’entête.

Immédiatement à côté de l’aperçu se trouve l’icône d’engrenage avec les paramètres. Ceux-ci ne sont pas trop accablants et contiennent quelques fonctionnalités essentielles.

•  La première option dans les paramètres généraux est de savoir si vous collectez des adresses e-mail. Si cette case est cochée, les répondants seront invités à fournir leur adresse e-mail juste avant de soumettre. il faudrait savoir que la récolte des données se fait manière anonyme.
•  Des options générales supplémentaires peuvent limiter les utilisateurs à une seule réponse par compte Google, permettre la modification des réponses et offrir la possibilité d’afficher des graphiques récapitulatifs et des réponses textuelles une fois que les utilisateurs ont soumis leur formulaire.

Les paramètres de présentation vous permettent :

• D’ajouter une barre de progression. Pour les formulaires à plusieurs sections, cela donne aux utilisateurs un pourcentage complet au bas de chaque page et peut être utile pour garder les utilisateurs sur des enquêtes plus longues. 
• Les paramètres du quiz. Si vous activez cette option, vous pouvez attribuer des réponses correctes et des valeurs en points à toutes vos questions, ce qui n’est probablement pas pertinent pour la plupart des utilisations commerciales, mais une fonctionnalité intéressante lorsque vous en avez besoin.

Passons maintenant au corps du formulaire, la boîte à outils principale apparaît à droite du contenu de votre formulaire avec cinq icônes qui vous permettront d’ajouter: une question, un titre, une image, une vidéo ou une nouvelle section.

Les nouvelles questions sont les plus importantes de ces options, la valeur par défaut est une question à choix multiples, mais vous avez 11 options au total : 

• Une zone de texte.
• Une question à réponse courte.
• Une échelle linéaire pour fournir des évaluations.

     Les modèles de questions sont faciles à comprendre avec une zone de texte en haut pour la question elle-même et des informations pré remplies dans la zone de question qui vous aident à le remplir.

 Au bas de chaque boîte de questions se trouvent des icônes pour dupliquer ou supprimer la question, une bascule pour faire de la question une réponse requise et une icône de menu pour toutes les options supplémentaires.

Les étapes suivantes sont aussi simples : 

• Créer simplement une boîte avec un titre, une image ou une vidéo.Ceux-ci peuvent être utilisés pour clarifier une nouvelle section de votre enquête ou, dans le cas d’une image ou d’une vidéo, ils peuvent fournir un contenu pertinent pour une série de questions.
• L’outil final est utilisé pour ajouter une nouvelle section à votre formulaire, ce qui équivaut à ajouter une nouvelle page. Cela est essentiel pour les sondages ou les questionnaires plus longs afin de décomposer visuellement les choses et d’empêcher les utilisateurs de faire défiler indéfiniment une seule page.

 Chaque section comporte une icône de menu dans le coin supérieur droit qui vous permet de la dupliquer, la déplacer, la supprimer ou la fusionner avec la section située au-dessus.

Distribution d’un formulaire Google :

Pour envoyer le formulaire aux utilisateurs, cliquez simplement sur le bouton « Envoyer » dans le coin supérieur droit de votre formulaire. Cela vous amène à un menu contextuel avec vos options de partage.

Affichage des réponses :

Le deuxième onglet de votre formulaire est «Reponses», qui recueille les réponses des utilisateurs au fur et à mesure de leur entrée. Une fois que vous avez reçu certaines réponses, deux nouveaux onglets apparaissent : 

• L’une vous permet d’afficher les données de réponse dans une vue récapitulative qui fournira des graphiques de base des données de réponse.( vous pouvez supprimer les réponses d’un seul utilisateur si vous pensez qu’elles ne devraient pas être incluses pour une raison quelconque.).
• L’autre est une vue individuelle qui vous montrera le formulaire rempli d’un seul répondant.

Certaines options supplémentaires sont disponibles en cliquant sur l’icône de menu dans le coin supérieur droit de l’onglet réponses. Vous pouvez choisir de :

• Recevoir des notifications par e-mail pour toutes les nouvelles réponses, 
• Choisir où les données de réponses sont enregistrées, 
• Dissocier le formulaire d’une feuille de calcul, 
• Télécharger toutes les réponses sous forme de fichier ”csv”  lisible sur Google sheet ou bien Microsoft Excel.
• Imprimer toutes les réponses.
• Supprimer toutes les réponses.

Finalement Lorsque vous avez terminé de collecter les réponses, vous pouvez également désactiver le formulaire. Cette option est bien visible dans le coin supérieur droit de cet onglet et empêchera les nouvelles données d’entrée.